仕事のマナーの基本【社内編】「始業前の準備」

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下準備を整えてスムーズに仕事をスタート!

新人は誤解しがちてすが、始業時刻イコール出社すべき時間ではありません。

というのも、働く前には制服に着替えたり、パソコンを立ち上げたり、必要書類を取り出したりといった、準備作業が必要だからです。

そのため始業時間きりぎりに出社すると、定められた時間に「始業」できません。そこで遅くとも15分前には出社し、労働環境を整えることが重要になるのです。

始業時間前だからといって、スマホをチェックする、デスクでメイクをする、朝食をとるなど、私的な行動をとらないこと。

始業時間前から仕事をしている人もいるので、周囲から不真面目な印象を持たれます。出社したらデスクを整頓してパソコンを立ち上げ、すぐに「オンモード」に入りましょう。

慣れない新人のうちは特に、気持ちに余裕を持って仕事に取り組むことが大事。早めに出社することで、1日のスタートをうまく切るようにしましょう。

始業前にやっておくこと

環境を整える

  • 必要な機器やソフトウェアを立ち上げる
  • 伝言メモ、郵便、回覧物、電子メールなどを確認する
  • 必要書類やツールを準備する

やるべきことを確認する

  • スケジュールをチェックする
  • その日の作業内容をリスト化する
  • 仕事の優先順位を考える

職場によっては、窓を開けて空気を入れ換える、事務所の掃除をするといったことも。毎朝すべきことをメモしておけば、日々スムーズに業務に入ることができます。

効率的な1日のスケジュールを立てる

1日のはじまりから始業までの流れをつくっておけば、効率よく仕事をこなすことができます。

職場環境や仕事内容に応じて、どう組み立てれば一番能率がアップするかを考えておくと役立つでしょう。

①集中できる午前中に重要度の高い仕事を

  • 一般的に頭が冴えている時間帯なので、深く考えたい企画の立案や、集中してとりかかりたい仕様書の作成といった業務にぴったり
  • アポイントすべて埋めずに集中する時間を意識的に確保して能率アップ

②すきま時間を有効に使う(電話やメール、情報収集など)

  • アポイントと会議の間などは、余裕を持って時間設定をすること
  • ぽっかりと空いた空白の時間を使って、電話やメールでの作業、情報収集といった小さな作業ができる

③外出や打合せは効率的に設定

  • 外出する要件はまとめてアポを取り効率よく
  • 打合せする時間と、デスクワークに集中する時間、メリハリをつけて

④終業前は今日の仕事の振り返りと明日の準備

  • 機密情報が出しっぱなしになっていないか、書類を整理
  • 情報収集やTO DOリストの作成など、明日の仕事に向けた準備を

○OK退社前に翌日のスケジュールを立てておく

翌日にすべきことをリストアップし、優先順位をつけておきます。そうすれば翌朝は、何からスタートすべきかが一目瞭然に。アポがあるなら先方への経路を確認しておき、会議や打合せがあるなら必要書類を整理しておくと、翌日に慌てずにすむでしょう。